51% des salariés français craignent de voir leur emploi disparaître avec la transformation numérique, selon une étude récente de la Cegos.

On peut en déduire deux conséquences sur ce que doit être le bureau aujourd’hui :

  • Il doit accompagner cette révolution du travail
  • Il doit plus que jamais être vecteur de résilience et de bien-être pour des salariés confrontés à un monde professionnel incertain

Ce n’est donc pas un hasard si les projets innovants de réaménagement des bureaux se multiplient. Des projets qui, au final, sont bien plus qu’un projet d’espace de travail.

Une tendance forte de ces projets est de faire appel à l’intelligence collective. Les équipes deviennent alors le moteur de l’émergence du nouveau concept d’aménagement.

Ce sont les démarches dites de co-conception, ou co-design. Elles mettent en avant l’expertise d’usage, c’est-à-dire le fait que nul ne connaît mieux les besoins et les contraintes d’un travail que celui qui le fait lui-même. Elles partent des situations de travail vécues, au quotidien (ou « travail réel »). Ainsi, le risque d’aboutir à un concept hors-sol, parce qu’il privilégierait une esthétique particulière ou qu’il suivrait une seule logique économique est limité.

Mais si la clé de votre projet d’aménagement se trouve en interne, pourquoi s’appuyer sur un intervenant extérieur ?

Voici cinq bonnes raisons, que j’ai pu vérifier dans mon expérience.

1/ L’espace de travail est un sujet sensible pour lequel il est difficile d’être juge et partie.

De plus en plus d’entreprises, en particulier les plus grandes, se dotent de personnels dédiés à l’accompagnement des transformations. C’est un mouvement qui va dans le bon sens. Il reconnaît l’impact des changements organisationnels sur les équipes, le besoin de les accompagner et de professionnaliser cet accompagnement.

Pour autant, l’espace de travail est un sujet délicat. Les pratiques de travail sont de plus en plus flexibles et nomades, les ressources sont dématérialisées, les équipes dispersées. L’espace de travail devient donc le repère du « moi » professionnel, le territoire personnel dans le grand territoire collectif. C’est autour de lui que se mettent en place les routines quotidiennes de productivité et de sociabilité avec les collègues.

Or, l’espace de travail concerne tout le monde dans l’entreprise. Le chef de projet voudra peut-être à tout prix conserver son bureau fermé, lui ! Dès lors, l’intervention d’un tiers peut participer à rendre le processus plus transparent et mieux accepté collectivement.

2/ L’expertise d’usage se révèle mieux avec un coup de pouce !

Il n’y a pas d’expert du travail des autres et c’est à l’intérieur que doit s’enraciner toute démarche de transformation. Mais ces savoirs « terrain », qui permettent de corriger les irritants et d’améliorer l’existant, peuvent butter sur un pallier créatif. Le fameux « c’est comme ça, pas autrement » !

C’est tout le challenge du facilitateur : « Augmenter » cette intelligence collective. En apportant de l’inspiration, parfois d’avant-garde, en offrant un « décodeur » aux besoins exprimés et en les alimentant d’exemples tout en conservant distance et écoute authentique, le facilitateur enrichit les discussions du groupe.

3/ Les équipes sont friandes de retours d’expériences glânés dans d’autres entreprises

C’est vrai, les projets de réaménagement les plus iconoclastes font beaucoup de bruit, en bien comme en mal. Mais soyons honnêtes : ils ne sont pas représentatifs du paysage du bureau en France. Le baromètre Actineo 2019 qui dresse un « panorama des actifs français travaillant derrière un bureau » le montre. Cette étude rappelle que 66% des français travaillant dans un bureau le font en bureau fermé.

De plus, on manque encore de retours concrets sur ce qu’est la vie au jour le jour dans ces espaces, ce qui fonctionne bien, ce qui ne fonctionne pas. Les entreprises qui mènent ces transformation communiquent peu sur les réajustements apportés six mois, un an après.

Faire intervenir un acteur qui a vu plusieurs projets, plusieurs contextes de l’intérieur peut donc se révéler précieux. Non qu’il existe une recette magique ou qu’il faille faire des copiés-collés. Mais l’expérience aide à déminer les difficultés, à déceler les points forts sur lesquels s’appuyer et à bâtir un storytelling de projet qui fonctionne. De plus, la réussite d’un aménagement passe aussi par des éléments basiques de fonctionnement collectif, comme le respect de règles claires par tous. Avoir ces éléments en tête peut faire gagner du temps.

4/ L’animation de démarches collectives est une vraie compétence qui se construit et s’enrichit jour après jour

Se mettre ensemble pour créer de la valeur est à la fois la chose la plus naturelle et la chose la plus difficile qui soit. Comme le démontre Patrick Scharnitsky dans un ouvrage dédié à la coopération, il ne suffit pas de se mettre à plusieurs pour être plus intelligent… que tout seul (écoutez-le résumer ses recherches ici .)

En s’appuyant sur une personne qui a engrangé l’expérience de dizaines d’ateliers dédiés aux espaces de travail, vous bénéficiez de son corpus d’enseignements, de formules qui ont prouvé leur succès et d’une posture adaptée. Une personne qui a la passion de l’émergence collective et qui dédie un temps conséquent à la veille pour disposer d’une palette toujours plus large d’outils à proposer, en fonction du contexte. Mieux : une personne qui va pouvoir passer le témoin à vos collaborateurs pour essaimer cette passion en interne !

5/ Le chemin compte autant que le résultat.

Enfin, investir dans une intervention extérieure signale à vos équipes que leur voix compte. Dans certains secteurs d’activité, l’occasion de marquer une pause dans ses tâches courantes pour discuter des conditions de travail est un vrai cadeau. Le plus souvent, ces temps d’échange sont à l’origine d’apprentissages croisés entre collègues et de cohésion interne.

La construction collective soude et mobilise les équipes, elle est source de fierté. Il m’arrive souvent de ressentir un mélange de satisfaction et d’intimidation quand à la fin d’une séquence d’ateliers, des participants ressortent le sourire aux lèvres, remerciant pour le travail accompli alors même que le premier plan n’est pas encore produit !

Les collaborateurs s’investissent, ils se prennent au jeu et nourrissent des attentes. C’est déjà une première réussite, mais c’est une réussite qui engage ! L’intervenant extérieur sert alors à rappeler le « contrat » de démarche collective et à éviter de laisser retomber le soufflé. Récemment, en revenant sur un site où j’avais aidé les équipes à imaginer leurs espaces, j’ai eu l’heureuse surprise de voir tout le monde faire ses cartons : les travaux allaient démarrer ! Les mêmes se montraient dubitatifs quant à la concrétisation du projet quelques mois plus tôt…

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Ou écrivez-moi à camille@commeontravaille.fr

Camille Rabineau

Camille Rabineau

Je suis Camille Rabineau, fondatrice de Comme on travaille. Je décrypte les différentes dimensions des espaces de travail et vous présente les ressorts de mon activité d’accompagnement des projets de conception de nouveaux bureaux.