Qu’est-ce qu’un atelier de co-design ?
Comme on travaille accompagne ses clients dans l’animation de démarches de co-création des espaces de travail main dans la main avec les parties prenantes de l’entreprise : dirigeants, managers et collaborateurs.
De plus en plus d’entreprises souhaitent en effet concevoir leurs espaces de travail de manière inclusive, en plaçant l’utilisateur au cœur de la réflexion, en s’appuyant sur sa connaissance de terrain. À la clé de ce type d’approches, deux avantages : tout d’abord celui de concevoir des espaces au plus près des besoins des salariés et non pas en fonction de concepts hors-sol ou de tendances copiées-collées.
Mais aussi : celui d’amorcer le changement d’habitude à venir en impliquant le plus tôt possible le plus de salariés, en les aidant ainsi à se projeter et à se préparer à de nouveaux modes de fonctionnement.
Issue du syndicalisme scandinave des années 1970-1980, l’approche du co-design s’enracine dans la volonté de co-construire la décision avec le plus grand nombre de personnes, le plus tôt possible. Une philosophie séduisante qui peut parfois faire peur. Nous nous en rendons compte régulièrement lorsque nous formons Directeurs des ressources humaines et Directeurs immobiliers à l’accompagnement des projets de nouveaux bureaux : faute de préparation adéquate, les dynamiques participatives se retournent contre les salariés avec une reprise en main parfois ferme et brutale de la décision par l’équipe projet.
C’est pourquoi, de la préparation des ateliers, au débat entre participants en passant par la la concrétisation ou le rôle de l’architecte nous répondons à vos questions et vous donnons les conseils clés pour mettre toutes les chances de votre côté dans l’animation de vos démarches de co-design !
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Comment animer une démarche de co-conception
Q. Dans quel contexte mettre en place une démarche de co-design ?
R. Nous pensons que tous les projets peuvent faire de la place à l’implication des salariés, le tout étant de savoir jusqu’où les impliquer, sur quels sujets. Pour nous il n’y a pas de doute : les futurs aménagements seront mieux adaptés au besoin quotidien des salariés et le projet aura davantage de chance de susciter l’adhésion si les salariés sont impliqués dans le projet en amont.
Q. À quel moment faut-il commencer le travail de co-design ?
R. Le travail de co-design peut démarrer très tôt dans le projet. Souvent, les clients s’étonnent d’une telle mobilisation des forces, si tôt. Mais c’est cette mobilisation qui va garantir que les choix d’aménagement qui seront effectués par la suite découlent bien d’une vision claire, sur laquelle les acteurs de l’entreprise ont pu s’aligner, et non pas des contraintes techniques du projet, du hasard ou de la seule volonté de l’équipe projet.
Dans un premier temps, accueillir la vision des dirigeants et celle des managers est primordial. C’est ce qui posera les grands principes, les lignes rouges du projet auxquels il ne sera pas possible de déroger. C’est aussi ce qui assurera que le projet est porté et compris par l’encadrement de l’entreprise. Une fois ce travail effectué, les co-designers peuvent approfondir la réflexion en la déclinant notamment en principes d’aménagement.
Q. Comment savoir quels participants inviter ?
R. Pour notre part, nous aimons préconiser d’inviter tout volontaire appartenant aux services qui seront concernés par les futurs aménagements. Une telle approche envoie un signal d’ouverture toujours apprécié. Bien sûr, cela n’empêche pas de surveiller attentivement la liste des inscrits au fur et à mesure et de faire appel à d’éventuelles personnes supplémentaires pour assurer une bonne représentativité des équipes, des populations et des métiers.
En plein atelier, chez un de nos clientsQ. Existe-t-il un atelier type ?
R. Il n’y a pas d’atelier type : le déroulé d’atelier est adapté au besoin précis de chaque projet, mais aussi à sa temporalité, à son climat social, etc. En fonction des contextes, l’on peut être amené à travailler sur une vision, sur un plan d’action, sur des personas, sur une palette d’usages et d’espaces, sur une journée type et des parcours utilisateurs, etc.
Dans tous les cas, les outils de la facilitation en intelligence collective sont d’une grande aide pour concevoir des déroulés cohérents, engageants et efficaces. C’est pourquoi nous avons, au sein de Comme on travaille, des profils à double-casquette de consultantes et de facilitatrices expérimentées car nous croyons que ce second rôle est un rôle particulièrement exigeant, qui fait appel à des compétences humaines remarquables et ne laisse aucune place à l’improvisation.
Q. À quoi ressemble concrètement un atelier ?
R. Avec Comme on travaille, un atelier de co-design rassemble généralement entre 5 et 25 personnes, autour de deux facilitateurs·rices. Il peut se dérouler en ligne, sur place, ou en format hybride.
En fonction des besoins, les participants peuvent être amenés à manipuler des plans et du matériel pour aider à donner vie à leurs idées. L’atelier alterne des séquences d’inspiration, d’introspection, de discussion et de passage à l’action, des moments où le travail se déroule en petits groupes et des moments ou le groupe tout entier est réuni.
L’un des points forts des ateliers est le déclenchement d’un dialogue entre les salariés, qui parfois ne se connaissent pas et apprennent à se connaître entre services, à appréhender leurs enjeux mutuels. Ce qu’apprécient aussi nos clients, c’est le rôle de « révélateur » que jouent ces ateliers qui permettent souvent de mettre au jour des problématiques ou sujets qui n’avaient pas encore suffisamment été appréhendés par le projet, ou par l’entreprise en général.
Q. Faut-il impliquer obligatoirement un architecte lors de ces ateliers ?
R. À partir du moment où l’on commence à travailler sur les plans, il est indispensable d’associer l’architecte. D’abord, parce qu’il pourra apporter les éléments de réponse techniques dont sont friands les salariés. Mais aussi parce qu’étant celui qui aura la charge de retranscrire les demandes et besoins formulés par les participants, autant qu’il soit présent pour les entendre directement. Ce qui ne doit pas empêcher de relire avec vigilance les plans finaux pour s’assurer de la bonne prise en compte de tout ce qui a été dit. Mieux vaut deux fois qu’une !
Q. N’y existe-t-il pas un risque de transformer le projet en liste au Père Noël ?
R. La perspective d’ouvrir une boîte de Pandore impossible à refermer effraie parfois les chefs de projet. En réalité, cet écueil est parfaitement évitable pour un peu qu’on mette en place une méthode ordonnée, hiérarchisée, au sein de laquelle le périmètre de décision laissée aux salariés est clair et bien délimité. Pour notre part, c’est la raison pour laquelle nous commençons toujours par établir la vision et les lignes rouges du projet, un cadre de travail qui sert par la suite de base non négociable aux travaux participatifs. Ce qui n’empêche pas de faire challenger cette vision par les salariés, quitte à que cette copie soit révisée pour tenir compte de ces retours.
Q. Quel est le rôle des facilitateurs·ices ?
R. Pour Comme on travaille, faire appel à des facilitateurs externes est une aide indispensable aux démarches de co-design. Ces intervenants se positionnent en relais des équipes projets internes pour apporter une position neutre et une expérience déjà rodée de ce type de démarches. Les facilitateurs sont formés aux postures et aux outils d’intelligence collective. Ils jouent un rôle primordial dans l’installation d’un cadre de travail sécurisant propice à l’expression de chacun, et guident les échanges au fur et à mesure des étapes, de l’émergence des idées jusqu’à l’atteinte du consensus. Ils permettent d’accueillir toutes les réactions sans jugement ni a priori, car les sujets de conditions de travail sont sensibles et génèrent beaucoup d’affect, en particulier chez les équipes projets qui font parfois face à une grande pression pour faire avancer le dossier.
Post-its colorés égayent les ateliers !
Q. Recourir au co-design suffit-il à accompagner le changement ?
R. Participer à des ateliers de co-création demande du temps, de l’engagement. Tous les salariés d’une entreprise ne se sentent pas nécessairement désireux de s’inscrire dans ce mouvement. Tous n’ont pas non plus la même appétence pour le sujet du réaménagement des bureaux !
Pourtant, il est nécessaire d’accompagner tout le monde malgré tout. Chez Comme on travaille, nous disons souvent qu’il ne faut laisser personne au bord de la route. Cela veut dire qu’il faut des actions de communication et de sensibilisation variées, qui puissent toucher tout le monde. Multiplier les canaux, multiplier les formats, multiplier les occasions de communiquer et d’accompagner. La communication, c’est l’art de la répétition !
Ces projets d’aménagement touchant les salariés et leurs conditions de travail, il faut aussi veiller à bien informer et impliquer les instances représentatives du personnel.
Q. Quels sont les bénéfices de recourir cette approche ?
R. Faire appel à une approche participative est un acte de confiance. Cela envoie le signal que la parole des salariés compte dans leur entreprise, et que si tout le monde ne peut pas avoir raison sur tout (cela s’appelle le collectif !), il y a en revanche une place pour l’expression et les ressentis de chacun. Avec ce geste de confiance, il y a une reconnaissance des salariés des efforts qui sont déployés envers eux, de même qu’un élan fédérateur qui naît de la mobilisation de salariés sur un même projet qui ne se côtoient pas forcément au quotidien.
En parallèle, le projet est nourri par une remontée d’informations très précieuses sur les manières de travailler, les besoins des salariés, le climat social. Les approches collectives jouent un vrai rôle de révélateur, permettant de traiter les sujets qui fâchent plutôt que de les laisser sous le tapis !
