Le Flex office, en tant que tendance majeure dans l’aménagement des espaces de travail, suscite des discussions infinies sur l’évolution du bureau depuis le Covid 19. Mais les nombreuses entreprises qui l’étudient font face à de nombreux questionnements et ne savent pas comment le mettre en place ni les conditions de sa réussite.
C’est dans cette perspective que nous nous penchons sur les origines Flex office, examinons son impact depuis la crise sanitaire et explorons les clés de son succès.
Une brève histoire du Flex office
Le Flex office, aussi appelé desk sharing, hot desking et bien d’autres appellations, désigne le fait de dé-attribuer les bureaux, favorisant ainsi le leur partage et la mutualisation des espaces. Cette approche, développée dans les années 1990 par les grands cabinets de conseil américains, repose sur l’idée que l’optimisation des mètres carrés de bureau est souhaitable, notamment étant donné que même avant la pandémie, un bureau n’était occupé qu’entre 50% et 60% du temps.
Le célèbre livre Cubed, retraçant l’histoire du bureau depuis ses origines, souligne que le Flex office constitue une étape significative dans l’évolution des espaces de travail tertiaires. Cette évolution s’inscrit après le « bureau paysager » des années 1960 et la popularisation des espaces ouverts (open space), visant à associer optimisation immobilière d’une part, tout en mettant en avant les usages dits collaboratifs d’autre part.
L’âge d’or du Flex office ?
Avec l’arrivée de la crise sanitaire, le Flex office prend une toute nouvelle dimension. Deskeo, opérateur de bureaux en France, a mené en 2021 une enquête auprès de 3978 professionnels : 55% des entreprises interrogées envisagent de basculer prochainement sur ce modèle. En 2023, Comme on travaille a entrepris en collaboration avec Yemanja, une étude portant sur une quarantaine d’opérations de réaménagement de bureaux. L’objectif était d’explorer les moteurs, les priorités et les enjeux des récents projets (78% des projets étudiés ont été réalisés entre 2021 et 2023). Nos conclusions rejoignent celles de Deskeo, révélant qu’un projet de réaménagement récent sur deux entraîne la mise en place du Flex office.
Si la perspective de l’optimisation est attrayante, le Flex office ne peut réussir qu’à certaines conditions. Il est essentiel de ré-allouer une partie des mètres carrés économisés à la création de nouveaux espaces dédiés aux échanges, aux réunions, aux appels et à la convivialité. De plus, la mise en place des zones d’équipe agissant comme points de repère favorise les interactions entre collègues et structure leurs routines de travail.
Les porteurs de projet soulignent l’importance d’accorder une attention égale à des aspects tels que l’acoustique, la connectique, la sécurité, l’inclusion, en plus de la décoration et l’esthétique. Les participants à notre étude Bureau, l’âge de raison ? recommandent de ne pas négliger la robustesse des mobiliers en les testant en showroom, et d’impliquer l’ensemble du personnel dans la réflexion, plutôt que de se limiter à la Direction.
Le non-respect de ces principes expose à un risque, celui de voir émerger une sorte de « loi de la jungle », où les individus les plus présents monopolisent des places confortables, laissent les « restes » aux autres. Cela peut instaurer deux catégories de salariés, comme démontré par des travaux de recherche que nous avons résumés ici.
Israel Andrade sur Unsplash
Mettre en place le Flex office en assurant le bien-être
Mettre en place le Flex office vient toucher des points sensibles de la qualité de vie au travail. Pour Welcome to the Jungle, nous avons fouillé les impacts psychologiques du Flex office. Le psychologue du travail Christophe Nguyen reconnaît que le Flex peut, dans certains cas, porter atteinte à la reconnaissance du salarié et à la valorisation de son travail. Mais pour certains salariés l’ayant expérimenté, il offre une libération : celle de ne plus avoir de « place » à laquelle collègues et supérieurs vont venir solliciter et interrompre.
Dans la même veine, une étude publiée en 2018 par JLL, étude qui recèle de conseils pratiques et d’éléments de compréhension du Flex-office, souligne que celui-ci peut atténuer les barrières entre managers et salariés. Selon cette recherche, le Flex office peut bénéficier à l’intégration des salariés, à l’entraide et à l’apprentissage mutuel.
Notre étude intitulé « Le bureau, une aventure humaine » explore le sujet de la personnalisation du bureau, autre point de cristallisation des craintes autour du Flex office. Grâce aux témoignages des personnes interviewées, elle démontre que décorer son bureau permet d’apporter une part de sa vie personnelle, de ses centres d’intérêt, de sa personnalité dans l’entreprise. Cependant, des salariés peuvent manifester une réticence à cette personnalisation, notamment s’ils ne se sentent pas à l’aise dans leur équipe ou anticipent un passage éphémère dans leur poste.
Malgré l’essor de l’approche du Flex office, il reste beaucoup à faire pour convaincre de la pertinence du Flex office. Selon une étude de la chaire Workplace Management de l’Essec datant de 2021, 63% des salariés continuent de plébisciter le bureau fermé, individuel ou collectif, même avec la généralisation du télétravail.
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